RAFAELA – ett styrverktyg i konflikt med vårdens operativa och strategiska mål?

I en vårdsektor där personalbrist, arbetsmiljöproblem och resursfördelning är avgörande faktorer, kan vi inte längre prioritera kvantitativ vårdtyngdsmätning framför faktisk vårdkvalitet och personalens arbetsförutsättningar.

RAFAELA har etablerats som ett centralt instrument för vårdtyngdsmätning och personalresursplanering, med syftet att möjliggöra en mer rättvis, transparent och behovsstyrd bemanningsmodell inom vårdsektorn. Systemet har använts för att skapa en kvantifierad grund för arbetsfördelning, vilket i teorin ska leda till en mer strukturerad resursallokering och förbättrad arbetsbelastning för personalen.

Trots dessa ambitioner har systemet blivit föremål för kritik från både verksamhetsledning och vårdpersonal, där man ifrågasätter den administrativa belastningen, bristen på dynamik i kompetensstyrningen samt den faktiska nyttan av insamlad data i beslutsprocesser. I en tid där vården redan präglas av rekryteringsutmaningar, arbetsmiljöproblem och strukturella effektivitetskrav, blir det alltmer relevant att fråga sig om RAFAELA verkligen bidrar till en bättre arbetsfördelning eller om det snarare förlänger beslutsprocesser utan att förbättra verksamhetens output.

Administrativ börda och verksamhetseffektivitet

I en vårdorganisation där kostnadskontroll och verksamhetsoptimering är nödvändiga faktorer i den operativa styrningen, måste alla arbetsprocesser vägas mot sin påverkan på den direkta vården. RAFAELA innebär att vårdpersonal dagligen ägnar tid åt vårdtyngdsklassificering, samtidigt som enhetschefer och avdelningsskötare hanterar vårdtyngdsberäkning och sammanställning av rapporter.

Tidsåtgången för systemets administration är betydande:

• Daglig klassificering av sex vårdare: 60 minuter per dag

• Avdelningsskötarens beräkning: 10 minuter per dag

• Månadsrapportering: 1 timme per månad

• Sammanlagd tidsåtgång per år: ca 436 arbetstimmar, motsvarande drygt tio fulla arbetsveckor

Vid en genomgång av arbetsskiftsfördelningen på en genomsnittlig avdelning, där personalen arbetar i treskiftssystem med 93 skift per månad, visar analysen att RAFAELA-administrationen motsvarar en betydande andel av de totala arbetsskiften varje månad.

Om bemanningsoptimering och resursallokering ska vara grundläggande principer för att förbättra vårdleveransen, måste varje administrativ process bidra till mätbara förbättringar i patientnära arbete. Om den tid som läggs på klassificering inte resulterar i kortare vårdtider, bättre arbetsmiljö eller ökad patientsäkerhet, blir det allt svårare att försvara systemets användning i sin nuvarande form.

Kompetensbaserad bemanning kontra vårdtyngdsstyrd resursfördelning

En av RAFAELA:s grundläggande svagheter är att systemet klassificerar vårdtyngd utan att ta hänsyn till personalens kompetensnivå, erfarenhet eller teamdynamik. Inom modern verksamhetsstyrning och personalplanering förespråkas alltmer en kompetensbaserad resursfördelning, där vårdens kvalitet säkerställs genom att matcha specialistkompetens med patienternas specifika behov.

RAFAELA misslyckas i denna avseende genom att:

• Behandla alla vårdare som utbytbara enheter snarare än att ta hänsyn till deras kliniska expertis.

• Sakna möjlighet att differentiera mellan erfarenhet och nyutexaminerade vårdare, vilket gör att bemanningsbesluten baseras på vårdtyngdsmätningar snarare än praktiska förutsättningar.

• Riskera att skapa en artificiell bild av vårdtyngden, som inte speglar de faktiska kompetenskraven på avdelningen.

I en verksamhetsmodell där flexibilitet och anpassningsbarhet är avgörande för effektiv patientflödeshantering och vårdkvalitet, innebär RAFAELA en risk att verksamheten blir för rigid och styrs av mätdata snarare än faktiska kliniska behov.

Vårdpolitiska implikationer – är RAFAELA en modell i linje med framtidens vårdstrategier?

Inom nationell vårdpolitik och strategisk resursstyrning blir det allt viktigare att skapa system som är resurseffektiva och som optimerar vårdpersonalens arbetstid. Under de senaste åren har flertalet styrmodeller inom vården börjat röra sig bort från kvantitativa vårdtyngdsmodeller, eftersom dessa ofta inte speglar den faktiska dynamiken på arbetsplatsen.

En modern vårdstyrning bör i stället:

• Prioritera klinisk kompetensmatchning snarare än vårdtyngdsnivåer.

• Använda automatiserade och AI-baserade beslutsstöd för att minska administrationen, snarare än att skapa nya manuella moment.

• Bygga på realtidsdata för vårdbehov istället för retrospektiv rapportering av vårdtyngd.

RAFAELA representerar en äldre generation av vårdtyngdsbaserade system, som har visat sig vara administrativt betungande utan att nödvändigtvis förbättra vårdleveransen. Detta är en kritisk faktor när vårdorganisationer i allt högre grad kräver snabbare beslutsvägar och mer flexibla styrmodeller.

En nödvändig omvärdering av RAFAELA?

Med tanke på den omfattande administrativa tidsåtgången, systemets oförmåga att beakta personalens kompetensnivå samt den osäkra nyttan av vårdtyngdsdatan i operativa beslut, är det dags att ifrågasätta om RAFAELA är rätt verktyg för framtidens vårdorganisationer.

Om systemet ska fortsätta användas måste det:

• Integreras med moderna, automatiserade beslutsstödsystem för att minimera den manuella klassificeringen.

• Kombineras med kompetensbaserad resursfördelning snarare än enbart vårdtyngdsstyrd planering.

• Reducera sin administrativa börda så att mer tid kan ägnas åt patientnära arbete.

  
  

Om dessa förändringar inte genomförs, bör RAFAELA fasas ut till förmån för mer flexibla och dynamiska vårdplaneringsmodeller.

I en vårdsektor där personalbrist, arbetsmiljöproblem och resursfördelning är avgörande faktorer, kan vi inte längre prioritera kvantitativ vårdtyngdsmätning framför faktisk vårdkvalitet och personalens arbetsförutsättningar.

Det är dags att gå från administrativ datainsamling till klinisk verksamhetsutveckling – och därmed omvärdera om RAFAELA hör hemma i framtidens vårdorganisationer.